面談予約を促すメール｜未予約の求職者への再案内
転職相談のフォームに申し込んだ求職者が、そのまま面談の日時まで予約してくれるとは限りません。申込の直後に予約画面を出しても、「あとで選ぼう」と閉じてしまう人は一定数います。こうした未予約の方に、面談の予約をもう一度お願いするメールをどう送るかで、面談につながる人数は変わります。
検索で出てくる日程調整メールの例文は、企業の採用面接向けのものがほとんどで、「いつ、何回まで送り、いつやめるか」まで書かれたものは多くありません。この記事では、当社が求職者送客ダイレクトの面談予約に初期設定として入れている「予約のお願い」メール（送客から30分後・翌日・3日後）をもとに、タイミング・例文・送るのをやめる条件・架電への切り替え方を解説します。
申し込んだのに予約しない人がいる理由
未予約の方の多くは、面談を断ったわけではありません。申込の直後は転職への温度が高い一方で、日時を決めるには「自分の予定を確認する」というひと手間がかかります。そのひと手間の前で止まっている人に、思い出すきっかけと、すぐ選べる導線を渡すのが予約のお願いメールの役割です。
| 予約しなかった理由（よくあるもの） | メールで渡すもの |
|---|---|
| 仕事中・移動中で、予定を確認できなかった | 落ち着いた時間に開ける予約ページのURL |
| 面談が何分で、何をするのか分からなかった | 所要時間と「無料」であること |
| どこの会社に申し込んだか覚えていない | 件名の先頭の差出人名と、紹介会社名 |
| 電話で日程を決めるのが面倒だった | 日時を選ぶだけで完了すること |
| すでに担当者から電話があり、話が済んだ | 「お話し済みの方は破棄してください」の一文 |
最後の行は見落とされがちです。メールと並行して架電もしている場合、すでに電話で話した人にも予約のお願いが届くことがあります。その一文がないと「話したのにまた催促された」という不信感につながるため、当社の初期文面では本文の末尾に入れています。
送るタイミングは「30分後・翌日・3日後」
予約のお願いは、申込からの時間で役割が変わります。当社の初期設定では、送客（申込）の時点を起点に次の3通を送ります。
| 送るとき | 件名 | ねらい |
|---|---|---|
| 送客から30分後 | 【{差出人}】面談日程のご予約がまだお済みでないようです | 申込の熱が残っているうちに、閉じてしまった予約画面へ戻ってもらう |
| 送客から翌日（24時間後） | 【{差出人}】面談日程のご予約がまだお済みでないようです | 前日と同じ時間帯＝申込ができた時間帯に、もう一度思い出してもらう |
| 送客から3日後 | 【{差出人}】まだ面談のご予約を受け付けています | 催促ではなく「まだ間に合う」と伝え、最後の案内にする |
30分後を最初にしているのは、申込の直後は予約画面を出しているので、すぐに追いかける必要がないからです。翌日を24時間後にしているのは、申込をした時間帯は本人がスマホを触れる時間帯である可能性が高いためです。3通目だけ件名を変えているのは、同じ件名が3回続くと、開かれずに埋もれやすくなるためです。
- 夜間は送らない：当社では21時〜翌8時に送り時が来た分は、8時以降に回します
- 職種で時間を変える：看護師・介護職のように夜勤がある職種は、夜勤明けや夕方に申し込む人もいます。受け取りやすい時間に届くよう、職種ごとにタイミングを見直すと効果的です
- タイミングは編集できる：送客から10分後〜14日後の範囲で、本数と時間を組み替えられます
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そのまま使える予約のお願いの例文
3通とも本文は共通で、件名だけを変えています。以下が当社の初期文面です。{ }の部分は、送客ごとに自動で差し込まれます。
| 本文 |
|---|
| {お名前} 様 |
| お申し込みありがとうございます。 |
| {紹介会社名} の担当者との面談（{所要時間}分・無料）の日程を、下記からお選びください。ご都合のよい日時を選ぶだけで完了します。 |
| ▼ 面談日程を選ぶ {予約ページのURL} |
| ※ すでに担当者とお話しされた方は、このメールは破棄してください。 |
本文の下には、自動で署名が入ります。紹介会社名と有料職業紹介事業の許可番号、配信停止のリンクです。申込直後の求職者は紹介会社の名前を覚えていないことがあるため、誰からの連絡かを件名・本文・署名の3か所で示すようにしています。
- お願いは1つだけ：「日程を選ぶ」以外のことを頼まない。経歴の入力や書類の準備はここでは求めない
- 所要時間と無料を書く：「30分・無料」と分かるだけで、予約のハードルは下がります
- URLは1本だけ：リンクが複数あると、どれを押せばよいか迷わせてしまいます
- 責める言い方をしない：「ご予約が確認できません」より「まだお済みでないようです」「まだ受け付けています」
送るのをやめる条件を先に決めておく
予約のお願いで一番大事なのは、実は「いつやめるか」です。予約した人に催促が届いたり、何週間も同じ案内が続いたりすると、配信停止や迷惑メールの報告が増え、送信元の評判が下がって予約確定やリマインドまで届きにくくなるおそれがあります。当社の仕組みでは、次の条件で自動的に止まります。
| 条件 | 動き |
|---|---|
| 面談を予約した | 予約のお願いは止まり、前日・1時間前のリマインドに切り替わる |
| 予約をキャンセルした | 再び未予約として扱い、残っている予約のお願いを送る |
| 配信停止のリンクを押した | 以後、予約のお願い・リマインドとも送らない |
| 送り時を大きく過ぎた | 古い案内はあとから送らない。溜まっても一度に送るのは1通だけ |
| 送信の上限に達した | 1人に最大5通・24時間で最大2通（予約確定メールは除く） |
| 送客から14日を過ぎた | 予約のお願いの対象から外す |
配信停止の画面には、止まるのは予約のお願いやリマインドなどの自動メールだけで、紹介会社の担当者からの連絡は止まらないことを明記しています。メールソフトのワンクリック配信停止にも対応しています。予約済みの方へのリマインドの文面と上限の詳しい設計は、面談リマインドメールの例文で解説しています。
メールで予約しない人は、架電とSMSに切り替える
3通送っても予約しない人に、4通目・5通目を重ねても効果は薄くなります。メールを見ない人、日時を選ぶより話したほうが早い人もいるからです。メールの役割は「自分で予約できる人を取りこぼさないこと」と割り切り、残った方は担当CAの架電に回すほうが、CAの時間を予約が取れない人に集中できます。
- 申込の直後：予約画面で、その場で日時を選んでもらう
- 30分後〜翌日：予約のお願いメールで、予約画面へ戻ってもらう
- 並行して：まだ予約していない方から順に架電する（電話で日程が決まれば、その場で予約を入れる）
- 電話に出なかった方：予約ページのURLと折り返し先をSMSで送る
- 3日後：最後の予約のお願いメール。それでも予約がなければ、架電のかけ直しの間隔に沿って追う
当社の管理画面では、予約の有無が送客ごとに表示されるので、未予約の方だけを架電の対象にできます。電話に出なかった方へのSMSはオプションで自動送信できます。予約画面・リマインド・日程調整の全体像は、面談の日程調整を自動化する方法にまとめています。
予約のお願いメールは「多く送る」より「予約したらすぐ止まる・3日で終わる・話した人には破棄してもらう」の3点を守るほうが、求職者の不信感を生まずに予約数を伸ばせます。
よくある質問
未予約の求職者には、何回まで予約のお願いを送ってよいですか？
一般的には2〜3回が目安です。当社の初期設定では、送客から30分後・翌日・3日後の3通で、それ以降は架電やSMSに切り替える前提にしています。プラットフォーム側でも1人に最大5通・24時間で最大2通の上限を設けています。
電話で日程を決めた人にも予約のお願いが届いてしまいませんか？
当社の仕組みでは、予約が入った時点で予約のお願いは止まり、リマインドに切り替わります。電話で日程を決めた方には予約ページから日時を選んでもらうと、自動の案内がそろいます。それでも行き違いは起こりうるため、本文に「すでに担当者とお話しされた方は破棄してください」と入れておくと安心です。
配信停止された求職者には、もう連絡できませんか？
配信停止で止まるのは、予約のお願いやリマインドなどの自動メールです。担当者からの電話や個別の連絡は止まりません。当社の配信停止の画面でも、そのことを求職者に明記しています。
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人材紹介事業の未経験から自社エージェントを立ち上げ、キャリアアドバイザー20名規模まで拡大。現在は求職者送客・人材紹介・SEOメディアなど複数事業を運営しています。本コラムでは、自社で運用している広告集客・送客・面談予約の仕組みと数字をもとに、人材紹介会社さまの集客と歩留まり改善の実務を発信します。
