面談リマインドメールの例文｜人材紹介の送り方
求職者が面談を予約してくれても、当日つながらなければ紹介にはつながりません。予約から面談日までに日が空くほど、予定を忘れたり、ほかの用事が入ったりする人は増えます。そこで多くの人材紹介会社が送っているのが、面談前のリマインドメールです。
ただ、検索で出てくる例文の多くは企業の採用面接向けで、「紹介会社と求職者」の面談にはそのまま合わない部分があります。この記事では、当社が求職者送客ダイレクトの面談予約に初期設定として入れている文面をもとに、予約確定・前日・1時間前の3通の例文と、送る時間帯・送信上限・変更やキャンセルの導線の作り方を解説します。
人材紹介の面談リマインドが採用面接と違うところ
採用面接のリマインドは「選考を受ける側」に送るもので、求職者は多少の手間があっても来てくれます。一方、人材紹介の面談は求職者にとって無料の相談で、来なくても本人は困りません。広告から申し込んだばかりで、紹介会社の名前もまだ覚えていないことがあります。この前提の違いが、文面の作り方を変えます。
| 観点 | 採用面接のリマインド | 人材紹介の面談リマインド |
|---|---|---|
| 求職者の温度 | 応募済みで比較的高い | 申込直後は高いが、日が空くと下がりやすい |
| 差出人の認知 | 応募先の企業名を覚えている | 紹介会社の名前を覚えていないことがある |
| 来なかったときの本人の損 | 選考の機会を失う | ほぼない（無料の相談のため） |
| 文面で優先すること | 持ち物・会場・服装 | 誰からの連絡か・日時・参加方法・変更のしやすさ |
つまり、人材紹介のリマインドは「来てください」と念を押すより、誰との何の予定かを思い出してもらい、都合が悪ければ気軽に変えてもらうことを優先したほうが、無断で来ない人を減らせます。
そのまま使える例文3通（予約確定・前日・1時間前）
以下は、当社の面談予約で人材紹介会社さまが最初から使える初期文面です。{ }の部分は、予約ごとに自動で差し込まれる項目です。
| 種類 | 送るとき | 件名 | 本文の要素 |
|---|---|---|---|
| 予約確定 | 予約が入った直後 | 【{差出人}】面談のご予約を承りました（{日付} {時刻}〜） | 日時・所要時間、担当、方法、面談URL、変更・キャンセルのリンク |
| 前日のリマインド | 面談の24時間前 | 【{差出人}】明日は面談のご予定です（{日付} {時刻}〜） | 日時・所要時間、方法、変更・キャンセルのリンク |
| 1時間前のリマインド | 面談の60分前 | 【{差出人}】1時間後は面談のご予定です（{日付} {時刻}〜） | 前日と同じ本文 |
前日のリマインドの本文は、次の6行だけです。
| 本文 |
|---|
| {お名前} 様 |
| {紹介会社名} との面談のご予定をお知らせします。 |
| ■ 日時：{日付} {時刻}〜（{所要時間}分） |
| ■ 方法：{電話・オンラインなど} |
| ご都合が悪くなった場合は、下記から変更・キャンセルをお願いいたします。 |
| {変更・キャンセルのページのURL} |
件名には「明日」「1時間後」と面談までの残り時間を自動で入れています。受信一覧で件名だけ見ても、何の予定がいつなのかが分かるようにするためです。本文は短く、日時と方法と変更の導線だけに絞っています。
- 件名の先頭に差出人名を入れる：申込直後の求職者は紹介会社名を覚えていないことがあるため
- 日時は曜日・開始時刻・所要時間まで：「30分だけ」と分かると、すき間時間でも参加してもらいやすい
- オンラインなら参加URLを本文に：当社では予約確定メールに面談URLを最初から差し込み、電話面談などURLがない場合はその行ごと消しています
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送るタイミングと時間帯の決め方
リマインドは「何通送るか」より「いつ送るか」で効き目が変わります。前日の通知で予定を思い出してもらい、直前の通知で参加の準備をしてもらう、の2段構えが基本です。
| タイミング | 役割 | 設計のポイント |
|---|---|---|
| 予約確定（直後） | 予定の記録 | カレンダー登録やスクリーンショットをしてもらうきっかけ |
| 前日 | 予定を思い出す・都合を確認する | 都合が悪い人に、当日より前に変更してもらう |
| 1時間前 | 参加の準備 | URLを開く・電話に出られる場所へ移動するきっかけ |
時間帯にも注意が必要です。当社の仕組みでは、21時〜翌8時はメールを送らないようにしています。ただし、面談の3時間前以内のリマインドは、この時間帯でも送ります。朝8時台の面談に対する1時間前のリマインドが届かない、といったことを防ぐためです。
職種によっても配慮が変わります。看護師・介護職のように夜勤がある職種では、夜勤明けの午前中や夕方以降に面談を入れる人もいます。前日の夜に送ったリマインドを見ていないこともあるため、直前のリマインドは省かないほうが安心です。職種ごとの連絡がつきやすい時間帯は、看護師紹介の求職者集客でも触れています。
送りすぎないための上限と、配信停止の扱い
リマインドを増やせば来る人も増えそうに思えますが、送りすぎると配信停止や迷惑メールの報告が増え、送信元ドメインの評判が下がって、肝心のリマインドが届かなくなるおそれがあります。当社では、人材紹介会社さまが送る内容とタイミングを自由に組める一方で、次の上限をプラットフォーム側で固定しています。
| 項目 | 上限 |
|---|---|
| 組めるメールの本数 | 最大6本 |
| 1人に送る通数 | 最大5通（予約確定メールは除く） |
| 24時間以内に送る通数 | 最大2通（同上） |
| 送る時間帯 | 8時〜21時（面談3時間前以内のリマインドは除く） |
| 前のメールの設定範囲 | 面談の10分前〜3日前 |
| 遅れて送る案内 | 送り時を大きく過ぎた古い案内は送らない。溜まっても一度に送るのは1通だけ |
配信停止の導線も、文面の一部として設計しておきます。当社のメールでは末尾に配信停止のリンクを入れ、メールソフトのワンクリック配信停止にも対応しています。停止されるのは予約のお願いやリマインドなどの自動メールだけで、紹介会社の担当者からの個別の連絡は止まらないことを停止画面に明記しています。求職者が「全部の連絡が止まる」と誤解しないためです。
無断で来ない人を減らす文面のチェックリスト
リマインドを送っても来ない人の多くは、「行けなくなったが連絡しづらかった」人です。キャンセルを防ぐより、変更しやすくして無断の不参加を減らすほうが、結果として面談できる人は増えます。送る前に次の点を確認してください。
- 件名だけで「誰との・何の・いつの予定か」が分かるか
- 本文の最初の3行に日時と参加方法が入っているか
- 変更・キャンセルが電話ではなくリンク1つでできるか
- オンライン面談の参加URL、または電話がかかってくる旨が書かれているか
- 前日と直前の2回で十分か（3回以上にしていないか）
- 夜間や早朝に届く設定になっていないか
- 配信停止しても担当者からの連絡は届くことが伝わるか
それでも来なかった方には、メールを重ねるより、担当CAからの架電に切り替えるのが効率的です。面談の日程調整そのものを自動化する全体像は、面談の日程調整を自動化する方法で解説しています。
よくある質問
面談のリマインドメールは何日前に送るのがよいですか？
前日と直前（1時間前程度）の2回が基本です。予約が数日先の場合でも、何日も前から何通も送るより、前日に予定と変更の導線を伝え、直前に参加の準備を促すほうが、送りすぎによる配信停止を避けられます。
SMSとメールのどちらでリマインドすべきですか？
メールは本文に日時・参加URL・変更のリンクをまとめて載せられるのが利点です。一方、メールを見ない人もいるため、直前の連絡や来なかった方へのフォローは、SMSや架電と組み合わせると取りこぼしを減らせます。
リマインドで「キャンセルはこちら」と書くと、キャンセルが増えませんか？
キャンセルの導線がないと、行けなくなった人は連絡せずに来ないことが多くなります。変更・キャンセルをリンク1つでできるようにしておけば、別の日程に組み直してもらえる可能性が残り、空いた枠をほかの方に回すこともできます。
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人材紹介事業の未経験から自社エージェントを立ち上げ、キャリアアドバイザー20名規模まで拡大。現在は求職者送客・人材紹介・SEOメディアなど複数事業を運営しています。本コラムでは、自社で運用している広告集客・送客・面談予約の仕組みと数字をもとに、人材紹介会社さまの集客と歩留まり改善の実務を発信します。
